Recent, conceptele de lucru agil și activități bazate pe activitate câștigă din ce în ce mai multă popularitate, iar multe companii iau deja în calcul posibilitatea de a le implementa în biroul lor, dar se confruntă cu anumite dificultăți. Conducerea este adesea incapabilă să facă astfel de schimbări, temându-se să facă față nemulțumirii angajaților și o scădere a productivității acestora.
Denis Chernichkin, directorul Haworth Business Interiors, ne-a povestit de ce o schimbare a conceptului de interior de birou poate afecta negativ munca companiei și ce trebuie luat în considerare pentru a organiza spațiul cât mai eficient posibil.
Care sunt principalele dificultăți în implementarea proiectelor precum Agile și Activity Based Working?
- Birourile implementate conform acestor concepte presupun, în primul rând, prezența multor domenii funcționale diferite pe care un angajat le poate alege la discreția sa, în funcție de sarcina specifică și de tipul de activitate. Această diversitate oferă o astfel de libertate de acțiune atunci când planifică un birou, încât persoanele responsabile pentru aceasta nu au uneori idee de unde să înceapă, ce să se concentreze sau nu decid deloc asupra schimbărilor semnificative și, dacă o fac, nu pot formula clar sarcina și explicați arhitecților ce rezultat trebuie obținut. De obicei, formulările sunt prea abstracte, bazate pe sentimente și tendințe, mai degrabă decât pe fapte și statistici concrete. Aceste dorințe sunt departe de o misiune tehnică semnificativă, structurată și de înaltă calitate, care reflectă cerințele pentru un spațiu eficient astăzi și la o distanță de trei până la cinci ani pentru o anumită companie. Rezultatul se poate dovedi a fi inadecvat așteptărilor clientului.
Adesea, companiile, care nu înțeleg ce anume doresc să obțină, încep să copieze ideile birourilor existente fără să se adapteze la propriile nevoi și să le implementeze într-un spațiu complet diferit, în condiții diferite, în alte echipe care în principiu nu sunt gata să accepte astfel concepte. Ca urmare, acest lucru duce la o scădere semnificativă a productivității.
În ciuda faptului că aceste dificultăți sunt mai inerente în tranziția la conceptele de lucru agil și bazat pe activitate, ele pot apărea în crearea oricărui spațiu. Desigur, este mai ușor să creați un birou standard de „spațiu deschis”, unde sunt adesea utilizate soluții de același tip, dar apar și dificultăți în formularea cerințelor pentru spațiu eficient.
Cum definiți un spațiu de birou eficient?
- Acesta este un spațiu care aduce oamenii împreună și unde sunt cei mai productivi și eficienți. Acesta este mediul în care echipele de lucru sau specialiștii individuali își pot maximiza potențialul, atunci când spațiul înconjurător nu le împiedică, ci ajută. Și din moment ce fiecare echipă și fiecare specialist are caracteristici individuale, spațiul eficient este unic pentru fiecare organizație individuală. Nu există un singur scenariu sau răspuns corect, deoarece multe depind de obiectivele companiei. Pentru unii, în acest moment, este important să reducem costurile, să reducem metri pătrați pe persoană, pentru alții - să creăm un produs nou sau să aducem o nouă tehnologie pe piață, pentru cineva - pentru a crește satisfacția clienților și calitatea serviciilor. Uneori, aceste sarcini sunt în conflict. Prin urmare, fiecare companie trebuie să stabilească care sunt obiectivele sale, criteriile de succes și cum să le atingă și cum spațiul poate ajuta la îndeplinirea acestor sarcini.
Aș sugera să începem prin identificarea unui parametru foarte important - cultura organizațională. Ea este cea care distinge companiile unele de altele. Aceasta este o caracteristică extrem de importantă, care este adesea subestimată pe piața noastră, deși importanța sa este recunoscută de mult în lume. Cunoașterea și înțelegerea culturii companiei dvs. facilitează determinarea spațiului de care are nevoie.
Cum poate cultura să fie legată de spațiu?
- Cultura afectează literalmente toate aspectele activităților unei organizații, inclusiv managementul, procesele de afaceri, produsele create, atragerea și păstrarea angajaților, sistemul de luare a deciziilor, reputația și multe altele. Construiește un sentiment de securitate, angajament față de companie și influențează satisfacția și productivitatea angajaților. Prin urmare, este adesea privit ca un atu deplin și foarte important al organizației.
De obicei, cultura într-o companie este asociată cu lucruri formale, cum ar fi valorile corporative, standardele de lucru, codurile de conduită - așa-numiții factori vizibili. Dar există și factori invizibili care determină regulile și obiceiurile nerostite ale oamenilor. În această zonă, spațiul de lucru joacă, de asemenea, un rol important, inclusiv soluții de arhitectură, interioare și mobilier. Adică spațiul de lucru este o parte importantă a culturii organizaționale și trebuie să îi corespundă. Este ca o piesă dintr-un puzzle luat dintr-un alt set - nu numai că nu se va potrivi cu elementele învecinate, dar va distruge întreaga imagine cu totul. La fel e și cu spațiul. În multe privințe, modelează modul în care lucrează un angajat, așa că, dacă spațiul nu se potrivește culturii actuale, oamenii vor lucra împotriva valorilor companiei.
Se pare că, dacă mutați un angajat de la un birou la altul, care este semnificativ diferit de cel anterior, el va lucra diferit?
- Cu siguranță. Desigur, această schimbare nu va fi întotdeauna la fel de apăsătoare, dar ideea este că tipul de spațiu, funcțiile disponibile în acesta și cultura organizațională determină în general modul în care o persoană abordează sarcinile, interacționează cu colegii și ia decizii. La urma urmei, chiar dacă de obicei nu ne gândim la asta, influența culturii asupra comportamentului nostru este cu adevărat mare. Merită să schimbăm locul și ne comportăm deja inconștient diferit.
Îmi place zicala lui Winston Churchill: „Mai întâi definim forma clădirilor noastre, iar apoi clădirile noastre determină forma comportamentului nostru”. Și într-adevăr este. Luați, de exemplu, pentru comparație, comportamentul oamenilor din afara biroului - într-un restaurant scump și într-un pub obișnuit. În primul caz, încercăm să potrivim nivelul - un stil formal de îmbrăcăminte, un ton calm, adesea o conversație pe teme intelectuale. Dar imaginați-vă că suntem într-un pub - comportamentul nostru va fi mai liber și mai informal. La fel se întâmplă și în birouri - spațiul afectează direct comportamentul și stilul de lucru al angajaților.
Ce se întâmplă dacă angajaților nu le place spațiul în care lucrează? Cum îi va afecta acest lucru?
- Aceasta este o întrebare extrem de importantă. Nemulțumirea angajaților față de spațiul de birouri, unde, de exemplu, este imposibil să găsești o zonă funcțională confortabilă și potrivită pentru o anumită sarcină, sau există multe distrageri enervante, creează un efect negativ semnificativ. Dar, din păcate, angajații nu pot schimba singuri spațiul existent. O astfel de autoritate cade pe umerii profesioniștilor responsabili cu crearea interiorului biroului, care trebuie să țină cont de caracteristicile culturale ale organizației pentru a crea cel mai confortabil mediu. Mai mult, datorită diferitelor tipuri de activități ale departamentelor din cadrul unei organizații, există așa-numitele subculturi, care trebuie luate în considerare și la proiectare.
Știm cu toții că arhitectura diferitelor țări și orașe este diferită una de cealaltă, reflectă caracteristicile culturale și creează o atmosferă unică. În birou, totul este la fel - designul și arhitectura spațiului de birouri ar trebui să reflecte individualitatea organizației și diviziunile acesteia.
Cum vă puteți defini cultura organizațională și să înțelegeți care spațiu i se potrivește cel mai bine?
- De fapt, este destul de simplu. Există o clasificare bazată pe 25 de ani de cercetare a profesorilor Cameron și Quinn de la Universitatea din Michigan, denumită „Valori concurente”. Oamenii de știință au identificat patru valori dominante în companii: Cooperare, Rivalitate, Creație și Control. Fiecare valoare este asociată cu un set de caracteristici ale spațiului de lucru care îi maximizează suportul. Apropo, acest model a fost recunoscut de mulți experți ca fiind foarte eficient și a intrat în topul celor mai bune 50 de instrumente de afaceri din istorie conform ratingului Financial Times.
De exemplu, să aruncăm o privire asupra companiilor unde domină valoarea controlului. Pentru aceste organizații, cheia este să facă treaba „corect”. Acestea se caracterizează printr-o structură organizațională clară, ierarhie, control strict, o abundență de protocoale și proceduri și interacțiune formală cu angajații. Cel mai adesea acestea sunt corporații birocratice mari și agenții guvernamentale, precum și departamente financiare și juridice. Spațiul în acest caz ar trebui să fie caracterizat printr-o amenajare ordonată și ușor de înțeles a locurilor de muncă, să mențină ierarhia și starea, să fie echipat cu partiții înalte și zone special destinate pentru interacțiune, mai degrabă, săli de întâlnire separate. Locurile de muncă sunt de obicei izolate, împărțite rigid în departamente în imediata apropiere a șefului, culorile conservatoare sunt adesea folosite în interior.
Pentru comparație, să luăm valoarea opusă „Creație”. Companiile dominate de această valoare se caracterizează prin dorința de a face un produs sau un serviciu mai întâi, se concentrează pe inovație, pe gândirea simplă, pe dorința de a deveni lider prin noi dezvoltări și lansarea mai rapidă pe piață a o ofertă unică. Acest tip este adesea asociat cu companiile IT, precum și cu agențiile de marketing creativ, dar de fapt, aproape orice companie care își creează propriul produs are această valoare, mai ales dacă se află într-o poziție de lider în industria sa. Pentru astfel de companii, este extrem de important să poți purta discuții de grup, brainstormings, întâlniri, să-ți împărtășești în mod informal ideile cu colegii în orice moment. Prin urmare, acest tip de organizație necesită multe locuri diferite pentru munca concentrată individual, precum și pentru interacțiune colectivă și întâlniri spontane, suprafețe mari pentru afișarea vizuală a informațiilor, spații mai spațioase, cu o perspectivă bună, deoarece promovează imaginația, mai complexă și mai aspect organic, lipsa de uniformitate în design și repetare, soluții de inspirație interioare, mai puține restricții și mai multă libertate și multe domenii diferite pentru creativitate cu o acustică bună, deoarece procesul creativ este foarte ușor de distrus.
Dar cel mai important lucru de reținut este că fiecare companie combină întotdeauna toate cele patru valori. De regulă, două dintre ele domină, dar, în orice caz, cultura organizațională a fiecărei companii este o combinație unică a tuturor acestor valori, care sunt prezente în anumite proporții. Prin urmare, nu veți putea găsi companii cu aceeași cultură. Cunoscându-vă propria cultură organizațională, înțelegând echilibrul valorilor cheie, vă puteți face o idee clară despre spațiul necesar pentru fiecare departament specific și pentru companie în ansamblu.
Cum puteți identifica cultura într-o companie?
- Este necesară o abordare științifică cuprinzătoare pentru un diagnostic clar al culturii organizaționale a companiei și a diviziilor sale. La HAWORTH avem propria noastră metodologie brevetată CultureLENS ™ pentru a face acest tip de cercetare. Datorită tehnologiei informatice, toți angajații pot participa la acest studiu, răspunzând de la distanță la întrebări pentru a analiza cultura organizațională actuală. Managerii de vârf răspund la întrebări suplimentare care ajută la determinarea culturii organizaționale preferate pe care ar dori să o vadă în compania lor în 2-3 ani. Toate răspunsurile sunt procesate de un computer, permițând experților în spații de birouri și strategilor să elaboreze concluzii și recomandări individuale pentru client. De exemplu, compararea culturilor actuale și preferate vă poate ajuta să înțelegeți ce direcție să vă deplasați și ce schimbări trebuie implementate în spațiul de birouri pentru a obține rezultatele dorite fără a provoca respingere și rezistență din partea personalului.
Înțeleg corect că rezultatele studiului culturii organizaționale formează baza termenilor de referință pentru proiectarea biroului? Clienții trebuie să ofere altceva?
- Da, rezultatul studiului este un raport detaliat, care este un rezumat de proiectare, un termen de referință detaliat pentru crearea unui viitor birou cu exemple de soluții spațiale care vor susține cultura organizațională preferată a companiei studiate. Dar am vorbit despre un singur instrument, deși unul fundamental. Pe lângă cultura organizațională, este important să înțelegem alte caracteristici individuale ale organizației - stiluri de lucru existente, tipuri de interacțiune între departamente și angajați, statistici privind utilizarea locurilor de muncă și a locurilor comune, satisfacția personală cu spațiul de lucru actual etc. Există cercetări suplimentare pentru a ajuta companiile să identifice toate aceste caracteristici.
În concluzie, aș dori să subliniez încă o dată că fiecare companie, atunci când proiectează un birou nou sau efectuează renovări într-un birou existent, trebuie să se analizeze cu atenție pe sine și nevoile sale. Este posibil ca această organizație să nu fie nevoie să treacă la funcționarea agilă sau la activitatea bazată pe activitate. Nimeni nu este însărcinat să urmeze moda sau să fie la modă, responsabilitatea noastră este de a crea spațiul potrivit care crește productivitatea, satisfacția și angajamentul angajaților. La urma urmei, oamenii sunt principalul atu al oricărei companii.
