În ultimul deceniu, dominația spațiilor deschise în birourile moderne a devenit mai pronunțată, înlocuind alte tipuri de organizare spațială. În timp ce spațiul deschis îmbunătățește interacțiunile angajaților și reduce costurile imobiliare, face de asemenea mai dificilă concentrarea și concentrarea asupra muncii, ceea ce afectează negativ productivitatea și poate depăși în cele din urmă beneficiile.
Desigur, practic orice birou ar trebui să aibă zone de comunicare deschise care să mărească frecvența și eficiența interacțiunilor angajaților și să crească probabilitatea inovației. Cu toate acestea, astfel de zone creează interferențe vizuale și de zgomot în spații deschise care interferează cu concentrarea, iar munca care necesită concentrare este la fel de importantă ca munca în echipă. Prin urmare, merită să ne dăm seama ce afectează exact concentrarea, cum puteți evita pierderea acesteia și, de asemenea, cum să combinați în mod competent zonele deschise cu zonele de lucru concentrate.
Toată lumea știe despre problema zgomotului și pierderea concentrării în spațiul deschis, dar, din păcate, puțini sunt preocupați serios de această problemă. Poate pentru că sunetul nu poate fi văzut, îi subestimăm semnificația. De exemplu, dacă s-a produs o scurgere în birou, deși nu foarte gravă, personalul responsabil ar începe imediat să o remedieze. „Scurgerile” sonore pot fi la fel de dăunătoare pentru munca de birou, dar din anumite motive ignorăm cu ușurință această problemă, spre deosebire de un covor umed.
Potrivit Centrului de Cercetare Haworth, în medie, angajații își pierd 28% din timpul lor de muncă din cauza distragerilor din birou. Drept urmare, trebuie să-și înceapă ziua de lucru mai devreme sau să rămână târziu pentru a îndeplini toate sarcinile care necesită liniște și concentrare. Această problemă este departe de a fi nouă. Lucrătorii de birou au adesea nevoie de locuri unde să se retragă și să se concentreze și, din păcate, acest factor este cel mai puțin luat în considerare în spațiile de lucru deschise. Conform statisticilor studiului, mai mult de jumătate dintre angajați consideră că este dificil să se concentreze în biroul lor, motiv pentru care pierd mult timp.
Pe lângă dezordinea vizuală și poluarea fonică cu care angajații trebuie să se confrunte cu birourile în plan deschis, aceștia sunt bombardați cu distrageri, cum ar fi e-mailurile, smartphone-urile și mesajele pop-up. Un exces de informații din comunicațiile mobile și Internet continue îi „paralizează”, lăsând mai puțin timp pentru a se concentra asupra muncii lor și a rezolvării non-standard a problemelor. Creierul uman funcționează la fel ca acum o mie de ani, dar acum avem toate aceste tehnologii, iar biologia noastră nu a ținut pasul cu dezvoltarea lor. Suprasolicitarea informațiilor a devenit rapid o tendință negativă majoră pe piața capitalului uman.
Pierderea concentrării
În timp ce lucrează la o sarcină, o persoană se poate concentra în așa fel încât să perceapă doar informațiile pe care le consideră importante, ignorând orice altceva. Aceasta este o abilitate uimitoare a creierului uman. Cu toate acestea, atunci când apar distrageri multiple, atenția se schimbă adesea de la sarcina la îndemână la cea mai puțin importantă.
Este important să rețineți că distragerea atenției poate fi împărțită în două tipuri: internă și externă. Și potrivit studiului, angajații necesită o medie de 23 de minute pentru ca angajații să se reorienteze și să se întoarcă la muncă întrerupți de distrageri externe. Interesant este că, făcând acest lucru, se concentrează pe cel puțin alte două sarcini înainte de a reveni la cea pe care o făceau înainte.
Factorii interni sunt, de regulă, gânduri sau experiențe personale care nu au legătură directă cu munca, de exemplu, ce să mănânci la prânz sau ce lucruri rămân pentru seară. Revenirea la locul de muncă, distrasă de factorii interni, după cum sa dovedit, este ceva mai dificilă și durează aproximativ 30-35 de minute. Astfel, cheltuim destul de mult efort cognitiv controlându-ne propriile gânduri care ne distrag atenția. Prin urmare, este atât de important să se minimizeze efectul factorilor externi - la urma urmei, cu cât este nevoie de mai mult efort pentru a face față factorilor externi, cu atât mai des o persoană va fi distrasă și cu atât mai mult timp va fi irosit.
Cu cât este mai multitasking, cu atât este mai scăzută eficiența
Creierul uman nu este capabil să proceseze informații în același mod ca un computer, care poate efectua mai multe procese în același timp. Oamenii tind să fie mai mult într-o succesiune de acțiuni. Când încercăm să îndeplinim două sau mai multe sarcini, de multe ori ne simțim ca și cum o facem dintr-o dată. În realitate, comutând între sarcini, pierdem mult timp și, cu cât acestea sunt îndeplinite mai mult, cu atât pierdem mai mult concentrarea și facem mai multe greșeli. Mulți se referă chiar la multitasking ca o altă formă de distragere a atenției, deoarece sarcinile multiple tind să distragă atenția între ele.
De exemplu, avem sarcina de a umple mai multe pahare dintr-o sticlă de apă. Nu le putem umple în același timp, așa că fie le umplem complet pe rând, fie încetul cu încetul, revenind la pahare goale mereu. În primul caz, evident, vom face față mai repede și mai eficient, în timp ce în al doilea caz, procesul va dura mai mult, în timp ce putem turna mai multă apă pe lângă pahare. Și cu cât mai multe pahare, cu atât mai mult va dura acest proces și cu atât vom revărsa mai multă apă.
Tehnologia poate fi deosebit de dificilă atunci când facem multitasking, deoarece, cu toate distracțiile, suntem într-o stare de pregătire pentru a ne distrage atenția, iar majoritatea oamenilor pur și simplu nu se ocupă bine de multitasking. Prin urmare, concentrându-ne pe o activitate, lucrăm mai productiv. Mai ales în starea „flux”.
Intrați în flux
Fluxul este un concept în psihologie dezvoltat de psihologul maghiar Mihai Csikszentmihalyi în anii '70. Acest termen se referă la o stare mentală în care o persoană este pe deplin implicată într-o anumită activitate, motivată, plină de energie și de multe ori pierde din timp. În acest fel, el lucrează nu numai mai productiv, ci și mai creativ.
Distragerile externe pot interfera cu focalizarea, dar au un efect redus sau deloc asupra celor aflate în starea „flux”. De exemplu, muzica din birou poate fi percepută ca o distragere a atenției de către unul și aproape neobservată de altul, deși ambele sunt concentrate pe aceeași sarcină. Acest lucru poate însemna că al doilea a intrat deja în starea de „flux”, în timp ce celălalt încearcă doar să o facă, dar factori externi îl interferează.
Pe de altă parte, stimulii externi nu trebuie să fie distrageri de atenție, ci, dimpotrivă, pot fi utili pentru a face treaba. Uneori este necesar să înțelegem și să evaluăm situația externă și mediul. Această conștientizare situațională poate fi utilă pentru anumite activități. De exemplu, atunci când conduce, o persoană este concentrată, în timp ce trebuie să evalueze diverși factori situaționali: drum, semafoare, alți utilizatori ai drumului.
Munca de birou productivă necesită atât conștientizarea situației, cât și intrarea într-o stare „curgătoare”. Din păcate, este imposibil să se afle în ambele state în același timp, prin urmare, ținând cont de sarcinile curente, circumstanțele și factorii interni și externi, angajații trebuie să treacă între ele. Și spațiul de birouri ar trebui să sprijine munca în fiecare dintre aceste state.
Proiectarea spațiului de lucru de concentrare
Distragerea atenției nu va dispărea, dar spațiul de birouri ar trebui să mențină concentrarea muncii mai degrabă decât să creeze noi bariere în calea realizării unei stări „curgătoare”.
Nevoile de muncă ale angajaților se schimbă pe tot parcursul zilei, în funcție de sarcină. De exemplu, mai întâi trebuie să vă sortați e-mailurile, să efectuați mai multe apeluri, apoi să vă pregătiți pentru o întâlnire, să discutați sarcini cu colegii și apoi să pregătiți o ofertă comercială. Numai cu o abordare integrată a designului puteți crea un spațiu care să fie potrivit pentru toate activitățile enumerate.
Această abordare holistică a organizării spațiului de birouri cuprinde cinci principii: diversitate, alegere, control, recunoaștere și completare.
Diversitate. Nu alegeți între spații deschise și private, trebuie să le oferiți angajaților ambele și, de asemenea, să le oferiți posibilitatea de a alege spațiul adecvat pentru fiecare sarcină. Munca care necesită concentrare poate fi efectuată în orice zonă: cineva este mai confortabil într-un spațiu deschis la sunetul unui zumzet de birou, în timp ce cineva are nevoie de liniște completă într-un loc retras. Principalul lucru este că ambele tipuri de spațiu sunt prezentate în birou.
Alegere. Aveți încredere în angajații dvs. pentru a alege unde, cum și când își fac treaba. Și ei înșiși vor putea găsi condițiile în care vor fi cei mai productivi.
Controlul. Oferiți angajaților controlul locului lor de muncă. Dacă decideți totul pentru ei, atunci există o mare probabilitate de a vă înșela cu preferințele lor. De exemplu, prin decizia de a elimina interferențele de zgomot în rândul angajaților și de a le izola de spațiile comune, companiile pot degrada semnificativ interacțiunea colegilor. În schimb, oferiți angajaților capacitatea de a regla intimitatea locului lor de muncă, frecvența interacțiunii cu colegii, precum și setul de accesorii, nivelul de lumină, temperatura etc. Realizarea faptului că își pot controla spațiul de lucru poate compensa unele dintre efectele negative ale distragerilor.
Recunoaştere. A ajunge din punctul A în punctul B, apoi în punctul C ar trebui să fie ușor. Aspectele clare și simple permit oamenilor să navigheze rapid în spațiu și să evite situațiile incomode și timpul pierdut. Un aspect cu adevărat de înțeles permite unui angajat să își imagineze mental o hartă a biroului, să găsească colegi în ea și să înțeleagă intuitiv scopul fiecărei zone. Când delimitați în mod clar zonele funcționale, nu suprasolicitați procesele cognitive ale angajaților cu gânduri inutile și aceștia sunt imediat gata să-și direcționeze energia către îndeplinirea sarcinilor în loc să încerce să navigheze în spațiu.
Reaprovizionarea forțelor. Oferiți angajaților timp și spațiu pentru pauze. Când ne concentrăm pe muncă mult timp, se consumă multă energie și corpul obosește mai repede. Creierul nostru face lucruri cu adevărat uimitoare, permițându-ne să ne concentrăm pe ceva timp îndelungat fără să fim atenți la distrageri. Prin urmare, „reîncărcarea” după o astfel de activitate este pur și simplu necesară. O opțiune pentru a vă reîncărca energia este să vă bucurați de vedere de la fereastră în timp ce faceți o scurtă pauză de la serviciu, iar orice companie ar trebui să ofere această oportunitate. De asemenea, puteți face pauze scurte pe tot parcursul zilei pentru a lua o gustare sau a discuta cu colegii din zonele informale. Una sau două pauze mai lungi, cum ar fi mersul la sală sau plimbarea în afara biroului, pot oferi energia necesară pentru o sesiune de lucru mai lungă. Este important să le oferiți angajaților aceste opțiuni, astfel încât să fie întotdeauna energizați să lucreze în concentrare.
Problema concentrării în birourile rusești
Denis Chernichkin, directorul Haworth Business Interiors, și-a făcut comentariile cu privire la acest studiu și le-a corelat cu realitățile rusești.
„Problema concentrării în spații deschise în Rusia nu este mai puțin urgentă decât în Occident. Aș spune chiar că problema este și mai acută. Faptul este că, de exemplu, companiile americane, în cea mai mare parte, se deplasează destul de atent către spațiul deschis și îl folosesc doar pentru divizii sau zone specifice. În birourile rusești, această tranziție a devenit mai ascuțită și mai simplă, fără a lua în considerare specificul activităților angajaților și stilurile lor de lucru. Mai mult, deseori în numeroase rânduri de „bănci” monotone nu există practic delimitări sau bariere acustice. De ce zgomotul și alte distrageri ating niveluri critice. Acest lucru este confirmat de cercetările noastre privind ideea în birourile rusești, ca urmare a cărora primim o confirmare constantă că în aproape fiecare companie principala plângere a angajaților este lipsa de intimitate și incapacitatea de concentrare.
Pentru ca angajații să se concentreze asupra sarcinilor lor, spațiul de lucru ar trebui să ofere domenii clar definite pentru munca în echipă, individuală și concentrată. Aceste zone nu ar trebui să concureze, ci să se completeze reciproc. O mai mare varietate și disponibilitate a acestui sau acelui spațiu permite angajaților să utilizeze cel mai potrivit mediu pentru sarcina curentă și le permite să nu distragă atenția vecinilor, precum și ameliorează monotonia plictisitoare a repetării rândurilor de spații deschise, îmbunătățind confortul acustic.
Și, desigur, este extrem de important să instruiți angajații cu privire la utilizarea corectă a spațiului. Este necesar să implicăm oamenii în procesul de schimbare de la bun început, deoarece este mult mai ușor să implementăm ideile primite prin comunicarea cu colegii și să nu impunem pe alții. Companiile trebuie să consolideze un nou comportament printr-o strategie de schimbare bine articulată, comunicare și instruire. În acest caz, acestea nu vor întâmpina rezistență din partea angajaților, iar eficacitatea inovațiilor va fi cât mai mare posibil. Bazat pe cercetarea Haworth
